1 Jahr ViOffice!

Vor genau einem Jahr, am 06. Oktober 2020, haben wir ViOffice offiziell der Öffentlichkeit vorgestellt. Was als abendliche Idee in einer Studenten-WG begann, ist heute ein wachsendes Start-Up der Trierer IT-Szene. Wir durften in diesem Jahr sehr viel Neues erleben, was wir mit euch teilen möchten. In diesem Blog Artikel rekapitulieren wir unser Gründungsjahr, erzählen euch offen von unseren Erfahrungen und sagen einfach ‚Danke!‘ für eure Unterstützung. Am Ende des Artikels gibt es auch Informationen zu einer kleinen Aktion im Gründungsmonat als Dankeschön an euch.

Der Abend in der Studenten-WG

Der 22. März 2020 stellt eine Zäsur für Deutschland dar. An diesem Sonntag einigten sich der Bund und die Bundesländer auf umfassende Einschränkungen sozialer Kontake im Kontext der anhaltenden Corona-Pandemie – der erste ‚Lockdown‚ wurde beschlossen. Während sich später eine ‚Corona-Müdigkeit‘ in der Bevölkerung breit machte, war es für uns persönlich (Jan und Pascal, Gründer von ViOffice) zunächst eine Zeit des zur Ruhe kommens vom gewohnten Alltagsstress. Gleichzeitig wurde deutlich, dass die Unternehmen und Behörden in Deutschland lange Zeit die Digitalisierung verschlafen haben und nun schnelle Lösungen benötigt wurden. Da wir politische und soziale Fragestellungen ohnehin häufig in unserer WG diskutiert hatten, sprachen wir dabei auch über kritische Themen, wie den Einfluss großer Tech-Konzerne, Datenschutz, Privatsphäre und Freie, Open Source Software. Aus einem dieser Gespräche während des Lockdowns entstand an einem April-Abend die Idee auf Basis von Freier Software ein eigenes Tool für Videokonferenzen anzubieten, das in Deutschland gehosted wird und dabei höchste Datenschutz- und Privatsphärestandards einhält (Was ist Freie Software?). Im Laufe des Abends erweiterten wir diese Idee, indem wir uns überlegten, welche Funktionen ebenfalls für das Home Office bentötigt werden könnten – Die Idee von ViOffice war geboren.

Von der Idee zur Gründung

Die abendliche Idee ließ uns beide nicht mehr los und so setzten wir uns zeitnah an die technische Umsetzung und infomierten uns darüber, wie man ein Unternehmen denn überhaupt gründet. Nachfolgend versuchen wir den Gründungsprozess kurz zu skizzieren:

  1. Gründungsidee

2. Recherche zur technischen Umsetzung

Einerseits mussten wir herausfinden, welche Freie Software existiert, um eine umfassende und benutzerfreundliche Home Office Plattform anbieten zu können und wie diese miteinander in einer Plattform integriert werden können. Zur technischen Umsetzung gehört jedoch auch, die Suche nach geeigneten Servern, auf denen das System gehosted wird. Für uns war von Beginn an klar, dass wir ausschließlich Server nutzen wollen, die in Deutschland stehen und mit grüner Energie betrieben werden.

3. Recherche zu Unternehmsformen und Verwaltungsaufwand

Jedes Unternehmen hat eine bestimmte rechtliche Unternehmensform. Eine wichtige Unterscheidung wird dabei zwischen Personen- und Kapitalgesellschaften vorgenommen. Personengesellschaften sind in der Regel mit weniger Verwaltungsaufwand verbunden. Dazu zählen offenen Handelsgesellschaften (oHG), Kommanditgesellschaften (KG) oder die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Kapitalgesellschaften haben hingegen den Vorteil, dass die persönliche Haftung der Gründer:innen bzw. Gesellschafter:innen beschränkt ist. Die bekanntesten Unternehmensformen dabei sind die Unternehmergesellschaft (UG), die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) sowie die Aktiengesellschaft (AG).

4. Weitere Gründungsaspekte: Steuern, Versicherungen, Banken und Verträge

Parallel zu den Recherchen über Unternehmensformen sind einige weitere Aspekte bei einer Gründung zu beachten. Einerseits sind Steuern natürlich ein wichtiges Thema, das wir frühzeitig mit einem Steuerberater besprochen haben. Zudem gibt es betriebliche Versicherungen, wie die Betriebshaftpflicht, über die man sich ebenfalls bereits vor Tätigkeitsbeginn informiere sollte. Als Unternehmen benötigten wir auch ein Geschäftskonto, denn die privaten und betrieblichen Finanzen sollten definitiv voneinander getrennt sein. Dazu gibt es gute Übersichten auf Online-Vergleichsportalen. Ebenso von Bedeutung sind die Erarbeitung von Nutzungsvereinbarungen für potenzielle Kund:innen, von Datenschutzerklärungen und von weiteren juristischen Angelegenheiten. Auch dazu wird qualifizierte juristische Beratung empfohlen.

5. Finanzplanungen

Da wir ohne vorherige unternehmerische Erfahrungen unser Unternehmen gegründet haben, war die Finanzplanung zunächst gar nicht so einfach. Wir hatten keine Vergleichswerte zu Umsatz, Kosten und Gewinnen, die wir für eine gute Planung hätten heranziehen können. So überlegten wir uns einen unserer Meinung nach realistischen monatlichen Umsatz für jeden Monat der kommenden Jahre und orientierten an dieser Schätzung die Kosten für die benötigten Serverkapazitäten sowie die weiteren Kosten für Versicherungen etc. Dies beinhaltete auch die Frage, was die Nutzung unseres Produkts die Nutzer:innen am Ende kosten sollte. Obwohl die ursprüngliche Finanzplanung die spätere Realität kaum widergespiegelt hat, war es dennoch sehr sinnvoll, da wir dadurch einen guten Überblick über die grundlegende Kostenstruktur gewonnen haben.

6. Marketing- und Vertriebsplanungen

Ein gutes Produkt benötigt auch entsprechendes Marketing, um eine gewisse Bekanntheit zu erlangen. Zunächst brauchten wir also für unsere Website ein Branding, d.h. ein Logo, Farben und weitere optische Eigenheiten. Dafür haben wir einen uns bekannten Web Designer angefragt. Zudem haben wir uns entschieden Social Media Kanäle zu erstellen und Rubriken für regelmäßigen Content einzuführen. So entstand die Idee des #InfoMonday und des #FeatureThursday. Während wir am #InfoMonday unsere monatlichen Blogbeiträge rund um das Thema Digitalisierung, Privatsphäre, Freie Software und digitale Selbstbestimmung präsentieren, haben wir am #FeatureThursday von Beginn an jeden Donnerstag nach und nach alle wichtigen Features in ViOffice erklärt.

Im Juli hatten wir die Planungen soweit abgeschlossen und haben am 01. August 2020 offiziell unser Unternehmen gegründet. Weitere zwei Monate der Umsetzung und Testphase später haben wir am 06. Oktober ViOffice als Cloudplattform für das (Home) Office präsentiert.

Der offizielle Launch

Am 06. Oktober 2020 haben wir über unsere sozialen Netzwerke den Start unseres Unternehmens bekannt gegeben. An der Stelle möchten wir uns bei allen für die unfassbar positive Resonanz bedanken. Unsere Beiträge wurden von sehr vielen Personen im Familien-, Freundes- und Bekanntenkreis geteilt, wodurch sich die Nachricht über unsere Gründung in unserem Umkreis verbreitet hat. Auch erste Kund:innen konnten wir dadurch für uns gewinnen.

Unsere ursprüngliche Idee war ein Abo-Modell, in dem Privatpersonen, kleine Gruppen oder Vereine sich Accounts auf unserer Plattform anlegen können, um damit den vollen Funktionsumfang von ViOffice zu nutzen, d.h. Cloudspeicher, einen internen Chat, die Videokonferenz, den Mail-Client, Notizen, Kalender, Kontakte, ein Aufgaben- und Projektmanagement-Tools, Umfragen und einen Passwortmanager.

Nach eher ruhigen drei Monaten mit einigen wenigen Einzelaccounts erhielten wir um den Jahreswechsel 2020/21 herum Anfragen erster Unternehmen und Vereine, wodurch wir nicht nur relativ schnell in schwarze Zahlen kamen, sondern insbesondere auch eine Bestätigung für unsere noch junge Gründung hatten.

Erste lokale Presseanfragen

Im Februar 2021 wurden wir erstmals von der Stelle für Kommunikation und Marketing der Universität Trier für ein Interview angefragt. Unser ehemaliger Mitbewohner hat den Stein ins Rollen gebracht, indem er die Stelle auf unser Start-Up aufmerksam gemacht hat – Ein herzliches Dankeschön nach Wuppertal. Nach der Veröffentlichung (10. März) sind nach und nach weitere regionale Medien auf uns zugekommen, wie das City Radio Trier, der Trierische Volksfreund oder kürzlich der wunderbare Gründungspodcast Flieten, Viez und Ideen. Zudem durften wir einen Gastbeitrag im Blog der Jam Software GmbH über ökologische Nachhaltigkeit von Clouddiensten schreiben und Vorträge an der Universität Trier im Rahmen des ‚Spirit – Future Lab Talk‘ sowie im Gutenberg Digital Hub in Mainz auf Einladung der Europa-Union Rheinland-Pfalz zu den Themen Gründung und Digitalisierung halten. Wir nennen an der Stelle bewusst alle Organisationen namentlich, um unsere Dankbarkeit für das Interesse an unserem Start-Up auszudrücken.

An der Stelle geht unser Dank auch an Lukas von systemischegesundheit.de, der bereits im März einen Gastbeitrag für unseren Blog zu den psychologischen Auswirkungen des Home Office geschrieben hat.

ViOffice & die Free Software Community

Seit unserer Gründung haben wir uns als Teil der Free Software Community gesehen. Die Free Software Community oder Bewegung kann als loser Zusammenschluss von Unternehmen, Vereinen und Privatpersonen beschrieben werden, die sich der Nutzung sowie Verbreitung von Freier, Open Source Software verschrieben haben. So basieren unsere Dienste zu 100% auf Freier Software und wir möchten aktiv ein Bewusstsein für das Thema in der Gesellschaft schaffen.

Neben Blogbeiträgen, in denen wir immer wieder über Freie Software informieren, haben wir pünktlich zum ‚I Love Free Software Day‘ am 14. Februar unsere erste hauseigene Open Source Software vorgestellt: Planado. Planado ist ein einfaches, leichtgewichtiges und trivial zu hostendes Planungs- und Raum Reservierungswerkzeug für das Freie Software Videokonferenzwerkzeug Jitsi-Meet. Seitdem haben wir weitere kleine Open Source Tools geschrieben und bieten verschiedene einfache Dienste öffentlich für alle an.

Eines unserer größten Highlights in unserem Gründungsjahr ist bis heute die Partnerschaft mit der Collabora Ltd. Collabora ist ein global agierendes Unternehmen mit Sitz in Cambridge (England), das sich auf die Bereitstellung, Entwicklung und Beratung von Open Source Software für professionelle Belange spezialisiert hat. Dabei sind sie mit dem weltweit größten Entwickler:innenteam maßgeblich an der Weiterentwicklung und Bertreuung der Freien Software Office-Suite LibreOffice beteiligt. Collabora Online ist nahtlos in ViOffice, genauer in die ViOffice Cloud, integriert. Das Vertrauen eines so großen Players in der europäischen Open Source Szene nach nur einem halben Jahr (März 2021) nach dem Release von ViOffce, hat uns persönlich sehr in unserem Handeln bestätigt.

Neue Website – Neue Dienste

Mit der ersten medialen Aufmerksamkeit, der Partnerschaft mit Collabora und dem Gastbeitrag in unserem Blog hat sich ab März einiges bei uns getan. Obwohl wir gelernt haben, dass sich öffentliche Aufmerksamkeit nicht automatisch in steigenden Umsatz übersetzt, haben wir seitdem auch dahingehend weitere Erfolge verzeichnen dürfen.

Einerseits ist es wichtig, an der eigenen Idee auch in stagniereden Phasen festzuhalten, andererseits sollte das eigene Konzept dauernd kritisch hinterfragt und ggf. angepasst werden. So ist ViOffice seit einiger Zeit nicht mehr nur als Abo für einzelne Accounts verfügbar (ViOffice Core), sondern ebenso als maßgeschneiderte hosted Lösung mit eigenem Branding und angepasstem Funktionsumfang für Vereine und Unternehmen (ViOffice Business).

Im August haben wir zudem eine neue Website mit neuem Design und neuen Dienstleistungen veröffentlicht. Neben unserem cloudbasierten Kernangebot bieten wir nun offiziell Website-Dienste, Hosting, Digitalisierungsberatung und Analytics gewerblich an.

Unser persönliches Anliegen

Wir haben ViOffice ohne große Erwartungen aus eigenen Mitteln gegründet, weil wir für eine Digitalisierung stehen, die nachhaltig, datenschutzkonform und sozial verträglich ist. Umso glücklicher sind wir darüber, dass unsere Idee in unserem bescheidenen Rahmen so großen Anklang gefunden hat. ViOffice wurde von einer coolen Idee in der WG zu einer Leidenschaft, die uns täglich neue Erfahrungen ermöglicht und trotz des Arbeitsaufwandes einfach großen Spaß macht. Ob das Weiterentwickeln technischer Fähigkeiten, die netten Gespräche in Terminen mit Kund:innen oder die bisherigen Einladungen an uns, wir konnten bereits vieles für uns persönlich an positiven Erlebnissen mitnehmen. Deshalb ist unser Dankeschön an euch keine Floskel, sondern ein aufrichtiger Dank an unsere Familie, Freund:innen, Bekannten, Follower:innen und natürlich unsere Kund:innen.

Im Monat Oktober möchten wir deshalb wieder ViOffice Core für einen Monat unverbindlich und kostenlos anbieten. Auch wenn dies eurer Unterstützung nicht gerecht wird, ist es unsere Möglichkeit euch etwas zurückzugeben.

Falls ihr weitere Fragen habt zu unserem Gründungsjahr oder selbst über eine Gründung nachdenkt, über die ihr euch austauschen wollt, meldet euch gerne bei uns. Wir freuen uns sehr auf Feedback, Anregungen und nette persönliche Gespräche.

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