Wie schon im vergangenen Jahr, möchten wir auch diesen Jahresbeginn dafür nutzen einige größere Verbesserungen in die ViOffice Cloud einzuführen. Hier wurden viele kleinere Details geändert, die den Umgang und die tägliche Arbeit mit ViOffice deutlich vereinfachen.
Neues in der ViOffice Cloud
Die ViOffice Cloud basiert maßgeblich auf Nextcloud, ein Open Source Projekt, welches in den vergangenen Monaten und Jahren immer mehr Aufmerksamkeit sowohl von Unternehmen in der IT-Branche erfährt, als auch von einzelnen Entwickler:innen in der Open Source Gemeinschaft. Durch größere Updates kurz vor Jahreswechsel haben wir viele Neuerungen der Nextcloud-Community zur ViOffice Cloud gebracht.
Im Bereich der neuen Funktionen lässt sich zu aller erst die neue kollaborative Whiteboard-Funktion nennen, welche sich zusammen mit der Collabora Office Suite und der Diagramm-Funktion in die ViOffice Büroanwendungsreihe eingliedert und welche sich hervorragend zum gemeinsamen Brainstormen in einer Videokonferenz eignet. Genau wie die anderen Büroanwendungen in der ViOffice Cloud lässt sich das neue Whiteboard über den „Datei erstellen“ Dialog im Dateimanager erstellen und dort auch lagern und synchronisieren.
Das Textchatsystem und Videokonferenzsystem „Talk“ sowie das Organisationswerkzeug „Deck“ sind nun stärker miteinander verzahnt. Einzelne Nachrichten können nun direkt von Talk aus in eine Deck-Aufgabe umgewandelt werden. Wie bereits zuvor schon können einzelne Chats auch innerhalb einer Deck-Karte geöffnet werden, um jeweilige Aufgaben im Detail zu besprechen.
Doch dies sind nicht die einzigen Änderungen von „Talk„. Beispielsweise können nun neben Textnachrichten, Emojis, Bildern und anderen Dateien nun auch Sprachnachrichten versendet werden. Das gilt sowohl für die PC-Ansicht im Webbrowser als auch für die Nutzung über die „Nextcloud Talk“ App auf Android und iOS. Gleichermaßen kann nun der aktuelle Standort und Kontaktbuch-Adressen über Talk versandt werden. Nachrichten können außerdem bis zu 6 Stunden lang von den jeweiligen Autor:innen oder der Moderation eines Chatraumes gelöscht werden, um Gruppenchats besser moderieren zu können. Nachrichten zeigen nun außerdem mit einem kleinen Haken an, ob sie bereits gelesen wurden. Um die eigene Privatsphäre zu wahren, können Nutzer:innen dies (ähnlich wie beim Online-Status in der Cloud) über die „Talk-Einstellungen“ in der Chatübersicht unten links deaktivieren. Während Videokonferenzen können Teilnehmende nun die „Hand heben“, um auf sich aufmerksam zu machen und Redebedarf anzumelden. Auch darüber hinaus gibt es zahlreiche kleinere Anpassungen in Talk, welche die Nutzbarkeit erheblich verbessern und die Performance insbesondere auf schwachen Endgeräten deutlich erhöhen. Zu guter Letzt kann nun nicht nur auf einzelne Nachrichten per Antwort Bezug genommen werden, sondern auch direkte Links zu einer Nachricht kopiert werden.
Des weiteren können Benutzer:innen nun mehrere Mailadressen in ihrem Profil angeben um Benachrichtigungs-, Passwort-Zurücksetzen und Zwei-Faktorauthentifizierungs E-Mails nun voneinander trennen.
Die Mail- und Kalenderfunktionen haben nun eigene Papierkörbe, um gelöschte Inhalte für eine Zeit lang wieder herstellbar zu machen und somit versehentlichen Datenverlust zu vermeiden. Die E-Mailanwendung hat darüber hinaus weitere Anpassungen erfahren, welche die Geschwindigkeit und das Nutzungserlebnis verbessern. Auch der Texteditor hat umfassende Neuerungen erhalten, wie beispielsweise die Möglichkeit von Vorlagen oder Farbgebungen für unterschiedliche Autor:innen, um kollaboratives Arbeiten zu erleichtern.
Im Dateimanager der Webansicht können nun nicht nur einzelne Dateien, sondern auch ganze Ordner bequem als ZIP-Archiv heruntergeladen werden, für alle diejenigen, die nicht die Synchronisationssoftware nutzen. Im Gegenzug sind auch die Synchronisationsschnittstellen, zum Beispiel mit den Smartphone-Apps oder der Synchronisationsapplikation für den PC, nun noch schneller beim Übertragen der Dateien zwischen Cloud und dem eigenen Endgerät als zuvor.
Eine weitere technische Änderung zielt auf verbesserte Kompatibilität bei der Zusammenarbeit mit Personen ab, welche die ViOffice Cloud oder Collabora Office nicht nutzen. Bereits in der Vergangenheit war es mit der von uns genutzten Büroanwendung Collabora Online möglich sowohl das OOXML Format (die Gruppe der Dateiformate von Microsoft Office, also .docx, .xlsx und .pptx) als auch das freie OpenDocument Format ODF (z.B. .odt, .ods, .odp) mit höchster Kompatibilität zu nutzen. Obwohl OOXML insbesondere wegen der damit verbundenen Patente und schwieriger Mitwirkungsrechte widersprüchlich dem Gedanken von Freier, Open Source Software entgegensteht, wurde es in der ViOffice Cloud wegen der hohen Verbreitung und Kompatibilitätsprobleme von Microsoft Office mit den freien Formaten bis dato als Standard genutzt.
Mit Beginn diesen Jahres sind neu erstellte Dokumente in der ViOffice Cloud standardmäßig ODF Dateien, welche seit Mitte des vergangenen Jahres auch eine deutlich verbesserte Unterstützung in Microsoft Office genießen und deswegen flächendeckend beste Kompatibilität versprechen. Selbstverständlich lassen sich wie schon zuvor OOXML Dateien auch weiterhin nahtlos in der ViOffice Cloud abspeichern, betrachten, bearbeiten und auch erstellen. Lediglich die Standardeinstellung für neue Dateien ändert sich. Unsere Kund:innen werden diese Änderung in ihrer täglichen Arbeit nicht bemerken, außer in einer verbesserten Zusammenarbeit mit externen Nutzer:innen, welche Officeprodukte von Microsoft oder andere proprietäre Büroanwendungen verwenden.
Auch hinter den Kulissen gab es Änderungen. Eine Umstrukturierung und Neuskalierung unserer Serverstruktur führt seit einigen Monaten zu merklich schnellerer Zugriffszeit und Navigation innerhalb der Cloud, sowie zu effizienterer Auslastung und somit verringertem Energieverbrauch. Diese Maßnahmen stellen neben der Nutzung von grünen Energieformen zum Betrieb unserer Infrastruktur einen weiteren nachhaltigen Beitrag zur Minderung unseres Anteils am stetig wachsenden Energiebedarf und CO2-Austoß der IT-Branche dar.
Freie, Open Source Software in den Fokus!
In unserer Außenkommunikation möchten wir die Open Source Community noch stärker in den Fokus setzen als zuvor. Schon seit Beginn setzen wir selbstverständlich ausschließlich auf Freie, Open Source Software und sprechen immer wieder die einzigartigen Vorteile für Entwickler:innen, Nutzende und auch Hosts wie uns an. Unser Helpcenter enthält zusätzlich zu den Anwendungsinformationen immer auch Anmerkungen zu den Entwickler:innen einer jeweiligen Komponente. Selbstverständlich existiert auch ein ausführliches Lizenzverzeichnis zu allen Softwareprojekten, die das ViOffice Cloud Angebot formen.
Doch neben der laufenden Information über FOSS, unseren eigenen Beiträgen zu Open Source Software Projekten und natürlich den Partnerschaften zu Szenen-Akteur:innen wie beispielsweise der Collabora Ltd, möchten wir unsere Dankbarkeit und Verbindungen im kommenden Jahr nun noch stärker und expliziter herausstellen als zuvor schon, frei nach dem Motto: „Zwerge auf den Schultern von Riesen„.
In diesem Rahmen möchten wir uns nochmals bei den vielen großen und kleinen Projekten bedanken, die im Vordergrund aber auch unsichtbar vor den Augen der Endnutzer:innen wirken und die das zuverlässige Funktionieren der ViOffice Cloud ermöglichen.
Jan ist Mitgründer von ViOffice. Er kümmert sich insbesondere um die technische Umsetzung und Wartung der Software. Seine Interessen liegen insbesondere in den Themengebieten Sicherheit, Datenschutz und Verschlüsselung.
Neben seinem Studium der Volkswirtschaftslehre, später der angewandten Statistik und seiner daran anknüpfenden Promotion, hat er jahrelange Erfahrung im Bereich Softwareentwicklung, Opensource und Serveradministration.