Traditionell hat Deutschland ein vielfältiges Vereinswesen. In den etwa 620.000 Vereinen in der Bundesrepublik sind 50 Millionen Menschen aktiv, fast alle ehrenamtlich. Laut Bundesverband der Vereine und des Ehrenamts e.V. sind etwa 27,2 Millionen Menschen Mitglieder eines Sportvereins und 22,8 Millionen engagieren sich in Vereinen oder gemeinnützigen Initiativen für kulturelle, soziale oder politische Zwecke. Doch gerade das Vereinswesen hat mit großen Herausforderungen wie dem demographischen Wandel oder der Digitalisierung zu kämpfen. Insbesondere die Pandemie, die direkte Treffen oftmals nicht zulässt, hat die Digitalisierung als akute Herausforderung bestärkt. [1]
Der Artikel basiert weitgehend auf einem von uns durchgeführten Workshop zum Thema ‚Digitalisierung in Vereinen‘.
Die Zahlen und Fakten
Ausgaben für Digitalisierung
Laut einer repräsentativen Umfrage aus dem Jahr 2018 geben Vereine in Deutschland im Durchschnitt 32.000 € pro Jahr für IT-Infrastruktur und Digitalisierung aus. Dieser Wert wird allerdings durch sehr große und finanzstarke Organisationen stark nach oben verzerrt. Betrachtet man hingegen die Medianausgaben, d.h. genau die Mitte der Stichprobe, so erhält man einen Wert von 1.000 € jährlicher IT-Ausgaben. Da sich diese Zahlen auf den Zustand vor Beginn der Covid-Pandemie beziehen, kann davon ausgegangen werden, dass diese Zahlen aktuell deutlich höher sind. [2]
Die Vereinstypen
In der genannten Studie werden Vereine sinnvollerweise in drei Typen unterschieden werden: ‚Internals‘, ‚Intermediäre‘ und ‚Externals‘. Während Internals Leistungen hauptsächlich für die eigenen Mitglieder bereitstellen (z.B. Sportvereine), erbringen Intermediäre ihre Dienste für Dritte (z.B. karitative Verbände). Externals hingegen betreiben weitgehend politische Interessenvertretung und Lobbying (z.B. Umweltverbände). Die Hauptaufgaben der Vereine sind dabei zumeist die interne Vereinsarbeit und die externe Kommunikation, wobei der Schwerpunkt stark abhängig ist vom Vereinstyp. [2]
Die häufigsten digitalen Instrumente
Nachfolgende Liste zeigt auf Grundlage der Umfrage ein Ranking der genutzten Instrumente: [2]
- Office-Anwendungen (95 %)
- Elektronische Texte, z.B: PDF-Dateien (50 %)
- Soziale Netzwerke (45 %)
- Grafikprogramme für Bilder & Videos (34 %)
- Cloud-Dienste (31 %)
- Chat-Dienste (24 %)
Weitere genutzte Instrument sind beispielsweise Webinare und Wikis. Die Prozentangaben in Klammern geben an, wie viele der befragten Vereine bzw. Nichtregierungsorganisationen (NGOs) das jeweilige Instrument im Jahr 2018 nutzten. Mehrfachnennungen waren natürlich möglich. Aufgrund der seitdem verstrichenen Zeit und Pandemiesituation sind diese Werte sehr wahrscheinlich inzwischen höher. [2]
Die Digitalisierung Deines Vereins
Bestand und Bedarf ermitteln
Um die Digitalisierung Eurer Vereine voranzutreiben, ist zunächst wichtig, dass der Bestand und der Bedarf an digitalen Tools ermittelt wird. Da es unterschiedliche Vereinstypen mit diversen Zielen und verschiedener Mitgliederstruktur gibt, ist nicht jedes Tool für jeden Verein gleichermaßen hilfreich. Außerdem sollte in dem Kontext ermittelt werden, ob eventuell schon Lösungen genutzt werden, die Schnittstellen zu neuen Lösungen bieten. Wichtig ist, dass die Digitalisierung selbst als unbedingt notwendig angesehen wird, um das Fortbestehen des Vereins zu sichern! Sie ist nicht nur notwendig, um interne Prozesse zu vereinfachen, sondern auch zur aktiven Mitgliedergewinnung und Kommunikation.
Beispiel: Die wichtigsten Aspekte im Überblick
Exemplarisch möchten wir hier die, unserer Meinung nach, wichtigsten Aspekte und Tools für die interne Vereinsarbeit und externe Kommunikation hervorheben. Aber wie bereits erwähnt, kann sich dies von Euren Vereinen unterscheiden.
- Dateien in der Cloud: Cloudspeicher ist ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung und für die digitale Vereinsarbeit nahezu unerlässlich. Viel zu häufig werden Dokumente noch immer zwischen einzelnen Mitgliedern per Mail hin- und hergeschickt. Dadurch verliert man nicht nur den Überblick, sondern wichtige Dateien können verloren gehen, spätestens wenn die betreffenden Mitglieder nicht mehr aktiv im Verein sind.
- Hintergrund- und Verwaltungsaufwand: Mitgliederdatenbanken, Abrechnungen und Finanzen, Mail-Verteiler oder auch Anmeldeformulare – das Instandhalten dieser Prozesse benötigt Zeit und Aufwand. Um diesen internen Verwaltungsaufwand zu minimieren gibt es eine Vielzahl verschiedener Tools. Um nur ein Beispiel zu nennen, Crater ist ein übersichtliches und leicht verständliches Open Source Tool, das Euch eine Übersicht über die Vereinsfinanzen bietet und unter anderem die Möglichkeit bietet, automatisiert Rechnungen zu versenden.
- Interne Vereinskommunikation: Da die meisten Menschen ehrenamtlich in ihrer Freizeit in Vereinen aktiv sind, sind oftmals die zeitlichen Kapazitäten der einzelnen Mitglieder sehr begrenzt und dadurch die Kommunikation schwierig. Umso schwieriger wird es, wenn der Verein auf unterschiedlichen Ebenen existiert (lokal, regional, bundesweit oder sogar international) und keine einheitlichen Tools innerhalb des Verbands genutzt werden. Zudem wird häufig die Aufgabenkoordination als Teil der Kommunikation vernachlässigt. Vielfältige Anwendungen, wie Gruppenkalender, Aufgaben-Management-Systeme oder Umfrage-Funktionen, können helfen Aufgaben intern besser zu koordinieren.
- Website als Aushängeschild: Trotz des Bedeutungsgewinns Sozialer Netzwerke sollte die Wichtigkeit des klassischen Onlineauftritts in Form der eigenen Website als Aushängeschild des Vereins nicht unterschätzt werden. Neben einer modernen und ansprechenden Optik sollte der Inhalt regelmäßig überarbeitet werden. Problematisch ist dabei, wenn über veraltete Beiträge Inaktivität des Vereins signalisiert wird. Traffic-Analysen können dabei helfen den Inhalt besser an die eigenen Zielgruppe und Website-Besucher anzupassen. Außerdem sind Kontaktmöglichkeiten per E-Mail und ggf. Kontaktformulare unerlässlich. Darüber hinaus bieten die meisten Website-Plattformen eine Newsletter- oder Forumseinbindung an.
- Social Media: Fast 80 % der Deutschen nutzen Soziale Medien. Neben den klassischen Diensten, wie Facebook oder Twitter, gelten auch Whatsapp oder YouTube als Soziale Netzwerke. Diese Medien sind also längst in der Mitte der Gesellschaft angekommen. Neben durchaus kritischen Aspketen, die hier nicht näher beleuchtet werden, bieten Soziale Netzwerke die Möglichkeit in ständigem Kontakt mit Mitgliedern und Interessenten zu sein, eigene Veranstaltungen zu bewerben und sogar direkt Online-Events durchzuführen. Auch hierbei sollte Inaktivität durch regelmäßige Beiträge vorgebeugt werden. [3]
Fallen Euch noch weitere wichtige Aspekte ein. Dann meldet euch gerne direkt bei uns! Wir freuen uns über den Austausch.
ViOffice & Open Source Software als Lösung
ViOffice Cloud-Dienste
ViOffice bietet einen ganzen Katalog an Diensten, die Euch dabei helfen Eure Vereine zu digitalisieren. Um eines ganz besonders hevorzuheben: ViOffice Cloud Services. Der Standardumfang der ViOffice Cloud-Dienste umfasst in einer übersichtlichen und sicheren Cloud-Plattform nicht nur Speicherplatz, sondern auch Chat- und Video-Kommunikationsfunktionen, einen kollaborativen Office-Suite für Text-, Tabellen- und Präsentationsdokumente (Collabora Online), ein Aufgaben-Management-System, ein Umfrage-Tool, Groupware (Kalender, Mail-Client etc.) und weiteres mehr. Zudem werden alle unsere Dienste mit erneuerbaren Energien in Deutschland gehosted. Alle Dokumente, die auf der ViOffice Cloud gespeichert werden, und jegliche Kommunikation sind bei bei uns sicher und verschlüsselt. Da die ViOffice Cloud auf der Open Source Software Nextcloud Hub basiert, könnt Ihr unsere Aussagen bezüglich Funktionalität und Datensicherheit jederzeit transparent nachprüfen. Dabei bieten wir für alle unsere Dienste besonders günstige Konditionen für gemeinnützige Vereine und Initiativen an bei gleichzeitig vollem Funktionsumfang.
ViOffice ist für uns eine Herzensangelegenheit, womit wir allen, insbesondere gemeinnützigen Vereinen, den Zugang zu sicheren und funktionsfähigen Diensten ermöglichen möchten. Durch unsere langjährige Tätigkeit in diversen Vereinen können wir gerne auch beratend aktiv werden und mit Euch gemeinsam evaluieren, wie Ihr Euren Verein digitaler gestalten könnt.
Open Source als Lösung
ViOffice bietet ausschließlich Open Source Software an. Abgesehen von ethischen Aspekten eignet sich die Nutzung von Open Source Software ideal zur digitalen Transformation – nicht nur von Vereinen! Dabei wird nämlich der sogenannte „Lock In“-Effekt umgangen, wodurch eine freie Anbieterwahl ermöglicht wird. Sollte ein bestimmtes Feature benötigt werden, das wir oder alternative Dienstleister:innen normalerweise nicht anbieten, kann der Funktionsumfang durch zusätzliche Open Source Tools einfach erweitert und an Eure Bedürfnisse angepasst werden.
Wir freuen uns über jeden Verein, den wir in digitalen Angelegenheiten unterstützen können. Habt Ihr Fragen oder Anmerkungen, meldet Euch gerne unverbindlich bei uns!
Quellen
[1] Bundesverband der Vereine und des Ehrenamtes e.V.: Vereine in Deutschland. Online unter: https://bundesverband.bvve.de/vereine-in-deutschland/.
[2] Bertenrath, Roman/Bayer, Lena/Fritsch, Manuel/Lichtblau, Karl/Placke, Beate/Schmitz, Edgar/Schützdeller, Peter (2018): Digitalisierung in NGOs – Eine Vermessung des Digitalisierungsstands von NGOs in Deutschland. Online unter: https://www.iwconsult.de/fileadmin/user_upload/projekte/2018/Digital_Atlas/Digitalisierung_in_NGOs.pdf.
[3] Lewanczik, Niklas (2021): Studie – 66 Millionen Social Media User in Deutschland – mit durchschnittlich je 6 Accounts. Online unter: https://onlinemarketing.de/cases/66-millionen-social-media-user-in-deutschland.
Pascal gründete gemeinsam mit Jan im Herbst 2020 ViOffice. Dabei kümmert er sich vor allem um das Marketing, die Finanzen und Sales. Nach seinen Abschlüssen in der Politikwissenschaft, der Volkswirtschaftslehre und der angewandten Statistik ist er weiterhin in der wissenschaftlichen Forschung tätig. Mit ViOffice möchte er für alle den Zugang zu sicherer Software aus Europa ermöglichen und insbesondere gemeinnützige Vereine bei der Digitalisierung unterstützen.